Las cuatro fases
1. Conversación previa
- Qué pasa
- Usted expone el encargo por formulario, teléfono o correo, y respondemos en menos de 24 horas. La conversación no es comercial: sirve para acotar qué necesita, en qué plazo, quién firma la decisión, qué jurisdicciones intervienen y qué confidencialidad exige el asunto. No se contacta con ningún operador ni contraparte en esta fase. Al terminar decimos una de tres cosas: aceptamos el encargo, lo aceptamos solo en parte, o no encaja y, cuando la conocemos, le indicamos la vía que sí lo resuelve.
- Qué recibe
- Una respuesta por escrito con la posición de KAIROS: encargo aceptado, acotado a una parte concreta, o declinado con el motivo. Sin coste y sin compromiso de continuidad.
- Qué se espera de usted
- El contexto real, incluido lo incómodo: plazos ya vencidos, gestiones abiertas con otros proveedores, condicionantes fiscales o familiares, y el nombre de quien decide. Un encargo mal descrito no se rompe en esta fase; se rompe en la de ejecución, que es cuando ya cuesta dinero.
2. Encuadre y alcance
- Qué pasa
- Ponemos por escrito qué se encarga y, sobre todo, qué no. Se fija el objeto, las exclusiones expresas, el interlocutor único por cada parte, qué decisiones quedan en su mano y a partir de qué umbral, el calendario con sus hitos, el tratamiento de la información y el modelo de honorarios aplicable con su momento de devengo. El acuerdo de confidencialidad se firma antes de que circule ningún dato del principal. Nada se ejecuta mientras el documento no esté firmado por ambas partes.
- Qué recibe
- El documento de encargo, que puede revisar con su abogado, su family office o su dirección financiera: objeto, exclusiones, hitos y fechas, interlocutores designados, protocolo de confidencialidad y honorarios, con el criterio de devengo escrito antes de empezar y no al final. Nada que no haya leído ahí le llegará después en una factura.
- Qué se espera de usted
- Que lea el documento y objete lo que no encaje antes de firmarlo, y que designe un interlocutor con capacidad real de decisión. Corregir el alcance en esta fase es barato; reabrirlo a mitad de una operación, no. Si el encargo exige identificación del cliente o del origen de los fondos, la documentación se aporta aquí.
3. Ejecución
- Qué pasa
- Se abre expediente y KAIROS sale al mercado por su lado. Contactamos con operadores y contrapartes, contrastamos lo que devuelve cada uno y descartamos lo que no aguanta el contraste, dejando registro del motivo. Rige el principio de mínimo acceso a la información: cada tercero recibe únicamente el dato que necesita para ejecutar su parte, nunca el perfil completo del principal ni el motivo de la operación. Usted recibe actualización en los hitos acordados y aviso el mismo día en cuanto algo mueva plazo, precio o condiciones.
- Qué recibe
- Opciones contrastadas y comparadas entre sí con una recomendación razonada, no un listado de contactos para elegir a ciegas: qué se ha consultado, qué ha devuelto cada contraparte y qué se ha descartado y por qué. La cotización del proveedor va a la vista, y nuestro honorario identificado y separado de ella. Un único interlocutor responde de todo el expediente.
- Qué se espera de usted
- Decidir dentro de los plazos acordados y avisar en cuanto cambie algo por su lado: una fecha, el número de personas, un límite de gasto o una prioridad. En operaciones con disponibilidad limitada, su tiempo de respuesta forma parte del resultado.
4. Cierre y trazabilidad
- Qué pasa
- Se cierra con la contraparte, se documenta y se liquida. KAIROS emite entonces su factura de honorarios al cliente y entrega el expediente de lo ejecutado. Revisamos con usted qué funcionó y qué no, y decidimos si el mandato termina aquí o continúa; si continúa, el documento de encargo se actualiza con el alcance del ciclo siguiente.
- Qué recibe
- Expediente de cierre: cronología de la operación, contrapartes contactadas, opciones descartadas con su motivo, documentación asociada y la factura de KAIROS a su nombre, con el honorario separado del coste del proveedor. El expediente queda en su poder, para su archivo y para justificar la decisión ante socios, asesores o el propio family office.
- Qué se espera de usted
- Revisar el expediente, señalar cualquier discrepancia sobre lo registrado y decirnos si la relación continúa o se cierra en este punto. Ambas respuestas sirven; la que no sirve es dejarlo abierto. Si el mandato termina, se cierra el canal y la documentación se conserva conforme al protocolo pactado en el encuadre.
Honorarios
En este sector se cobra habitualmente del proveedor: el operador aéreo, el vendedor del inmueble o la promotora retribuyen a quien les trae al cliente, y el cliente rara vez llega a saber cuánto era ni si esa retribución influyó en lo que le recomendaron. Ese consejo parece gratuito y no lo es: se paga en el precio, y se paga sin verlo. KAIROS publica el modelo de honorarios de cada área, no las cifras, porque el importe depende del alcance y se fija por escrito en el documento de encargo antes de que empecemos a trabajar. Lo que no cambia nunca es de quién cobramos.
- Real estate: asesoramiento al comprador. Honorario de asesoramiento al comprador, ligado al cierre de la compra y acordado por escrito antes de ver el primer activo. KAIROS trabaja por el lado del comprador: localiza, contrasta, ordena la información y acompaña la negociación y el cierre. No representa al vendedor, no comercializa cartera propia y no participa de lo que la parte vendedora pague a nadie.
- Aviación privada. Honorario de gestión sobre la operación, acordado por escrito antes de contratar el vuelo y separado de la cotización del operador, que se le traslada tal como llega. KAIROS no opera aeronaves ni las tiene en propiedad: coordina a operadores y brokers desde el lado del cliente.
- Membresía corporativa. Iguala. Retribuye una disponibilidad y un alcance de encargos acordados por periodo, con revisión al cierre de cada ciclo. Es el modelo para quien necesita continuidad, no una operación suelta; cada operación concreta se rige después por el modelo de su área.
Qué no hacemos
- No prestamos gestión patrimonial financiera. No asesoramos sobre inversiones, no gestionamos carteras y no recomendamos productos financieros. Esa función corresponde a una entidad regulada para ello; cuando el encargo lo requiere trabajamos junto a su asesor o al equipo del family office, nunca en su lugar.
- No somos agencia inmobiliaria registrada ni actuamos como tal. Intervenimos como asesor del comprador: buscamos, filtramos, contrastamos y acompañamos la decisión. No representamos al vendedor, no comercializamos inmuebles de terceros y no cobramos de la parte vendedora. Cuando la operación exige un agente inscrito, el cliente lo contrata directamente y nosotros seguimos a su lado.
- No aceptamos ingresos del proveedor. Ninguna comisión, retrocesión ni incentivo de operador entra en nuestra cuenta de resultados, y así consta en el documento de encargo. Si un proveedor ofrece pagar por la recomendación, se descarta al proveedor.
- No operamos aeronaves ni activos en propiedad. Coordinamos con operadores certificados y contrastados, y decimos siempre quién ejecuta cada parte: la responsabilidad operativa del vuelo es de quien lo opera, y eso se pone por escrito antes de reservar.
- No vendemos suscripciones ni tarjetas de conserjería. No hay catálogo cerrado de ventajas, ni alta comercial abierta, ni cuota por pertenecer: hay encargos concretos con alcance escrito.
- No aceptamos encargos sin encaje ni trabajamos sin encuadre firmado. Si el plazo, la jurisdicción o la premisa de partida no se sostienen, lo decimos en la conversación previa y no abrimos expediente. Ningún dato del principal circula antes del acuerdo de confidencialidad.
- No exponemos a nuestros clientes. No publicamos nombres ni datos que permitan reconocer una operación o a quien la encarga, y no facilitamos referencias sin autorización escrita.
Operaciones
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Operación 01 · 2026
- Encargo
- Charter ejecutivo intercontinental, con KAIROS actuando por el lado del cliente. Operación cerrada y facturada en 2026.
- Qué hizo KAIROS
- KAIROS coordinó a varios brokers aéreos por el lado del cliente hasta cerrar la disponibilidad.
- Resultado
- Operación cerrada. KAIROS facturó sus honorarios al cliente, no al operador: es la aplicación literal del modelo descrito arriba. Publicamos únicamente operaciones cerradas y facturadas, y este registro solo crece cuando existe factura.