La búsqueda de hospitality en el Mutua Madrid Open para empresas suele empezar por las entradas. Para KAIROS esa es solo una capa, y no la que determina el resultado. El valor aparece cuando la semana de torneo está conectada con un objetivo de relación concreto: a quién se invita, qué conversación debe avanzar, cómo se mueve cada invitado por la ciudad y qué ocurre en los días posteriores. Esta página describe cómo trabajamos ese encargo en cualquier edición, no en una en particular.
Qué incluye exactamente el servicio
El mandato cubre seis capas que se contratan en bloque. Su valor está en la coordinación entre ellas: cuando cada proveedor responde a un interlocutor distinto, el coste sube y el anfitrión termina resolviendo incidencias en lugar de conversar.
- Objetivo comercial: qué relación debe avanzar durante la semana, qué decisión debería quedar comprometida y qué información puede compartirse en cada mesa.
- Mapa de invitados: decisores, prescriptores internos, acompañantes, incompatibilidades y nivel de protocolo exigible para cada perfil.
- Acceso y protocolo: coordinación con los canales oficiales de la organización, horarios de llegada, anfitriones asignados y guion de conversación por franja.
- Movilidad: aviación privada cuando el calendario lo exige, coordinación con FBO, traslados urbanos, rutas alternativas y márgenes de contingencia.
- Privacidad: mínimo dato compartido con terceros, interlocutor único por parte de KAIROS y comunicación controlada antes, durante y después del torneo.
- Seguimiento: registro de lo ocurrido, siguiente paso comprometido por invitado y calendario de contacto para las semanas posteriores.
A quién va dirigido
Trabajamos con equipos que ya tienen la relación abierta y necesitan un contexto donde hacerla avanzar. No con quien busca notoriedad ante público general: para eso existen agencias de patrocinio y activación, y conviene decirlo antes de empezar.
- Banca privada y despachos legales o fiscales que co-atienden clientes clave sin duplicar interlocutores.
- Fondos y family offices que combinan agenda de inversión con presencia institucional en Madrid.
- Compañías con clientes estratégicos cuya decisión depende de pocas personas y de mucha confianza.
- Real estate corporativo y marcas premium que prefieren hospitality selectiva a una activación masiva.
- Dirección general y consejos que reciben a socios, coinversores o candidatos en un entorno controlado.
Cómo funciona el mandato, fase a fase
Diseñamos hacia atrás desde el resultado. Estos son los plazos con los que trabajamos desde que recibimos una solicitud; los días indicados son hábiles y se comprimen cuando la ventana del torneo lo exige.
| Fase | Qué ocurre | Plazo | Entregable |
|---|---|---|---|
| 1. Briefing | Objetivo comercial, perfil de invitados, sensibilidad y ventana de decisión. | Respuesta en menos de 24 horas | Nota de encaje y viabilidad |
| 2. Arquitectura | Mapa de invitados, agenda por franjas, movilidad y presupuesto de referencia. | Días 2 a 5 | Documento de arquitectura |
| 3. Confirmación | Cierre de accesos con los canales oficiales, proveedores, protocolo y plan de contingencia. | Hasta 7 días antes del torneo | Cuadro de mando operativo |
| 4. Ejecución | Responsable único en destino, control de tiempos y gestión de incidencias. | Días de torneo | Parte diario de ejecución |
| 5. Seguimiento | Registro de conversaciones, compromisos y siguientes pasos por invitado. | 48 horas después | Informe de seguimiento |
Cómo planificar la siguiente edición
El torneo se disputa una vez al año y su calendario lo fija la organización. Entre una edición y la siguiente hay un trabajo que no depende de fechas y que es, en la práctica, el que decide el resultado: definir el objetivo comercial, cerrar el mapa de invitados con nombres, acordar el presupuesto de referencia por bloques y dejar preparada la operativa de movilidad. Cuando la organización publica el calendario oficial, el mandato se activa sobre una arquitectura ya discutida en lugar de improvisarse.
No prometemos fechas, categorías de acceso ni precios antes de que la organización los publique; sí comprometemos el plazo de nuestra respuesta y el contenido de cada entregable.
Qué entregamos y en qué plazos
El mandato produce documentos, no impresiones. Cada entregable tiene destinatario y fecha, y queda en poder del cliente al cerrar la operación.
- Nota de encaje: lectura honesta de si el torneo sirve al objetivo planteado. En menos de 24 horas desde la solicitud.
- Documento de arquitectura: invitados, agenda por franjas, movilidad, proveedores, riesgos y presupuesto de referencia.
- Cuadro de mando operativo: horarios, responsables, accesos y plan alternativo para cada tramo crítico.
- Informe de seguimiento: qué se conversó, con quién y qué quedó comprometido para las dos semanas siguientes.
Qué no hacemos
Delimitar el encargo por adelantado ahorra reuniones y evita expectativas equivocadas.
- No revendemos entradas ni operamos en el mercado secundario. Trabajamos con los canales oficiales de la organización y con proveedores contrastados.
- No anticipamos fechas, categorías de acceso ni precios que la organización no haya publicado.
- No hacemos activación de marca ni comunicación pública. Nuestro terreno es la relación privada, no la notoriedad.
- No aceptamos encargos sin objetivo comercial. Si lo único que se busca es conseguir asientos, existen operadores especializados y lo indicamos en la primera conversación.
Casos de uso típicos
Los escenarios siguientes son genéricos y no corresponden a ningún cliente identificable. Recogen las situaciones por las que más a menudo se activa el mandato.
Semana con dirección internacional
Llegada en aviación privada, reunión con partners, sesión en el torneo y cena cerrada, con un único responsable coordinando tiempos y traslados.
Co-atención con banca privada
Dos casas atendiendo a los mismos clientes bajo una narrativa común, sin fricción visible ni duplicidad de interlocutores.
Consejo o comité con invitados externos
Agenda de trabajo por la mañana, hospitality por la tarde y cena privada con distribución de mesa diseñada de antemano.
Invitados llegados de varios mercados
Coordinación de llegadas desde Europa, Reino Unido y Golfo, con alojamiento, traslados y accesos escalonados por franja horaria.
Si su necesidad excede el torneo y afecta a toda una temporada de eventos, la ruta natural es el servicio de hospitality corporativa para grandes eventos en Madrid. Si el punto crítico es la llegada de los invitados, empiece por aviación privada en Madrid.
Cómo se mide el resultado
La medición se acuerda antes del torneo, no después. Trabajamos con cuatro indicadores comprobables: reuniones completadas frente a reuniones previstas, decisiones o compromisos verbales registrados, oportunidades incorporadas al pipeline comercial del cliente y continuidad de la conversación a las dos semanas. Ninguno depende de percepciones: los cuatro se cierran con nombres y fechas en el informe de seguimiento.
Preguntas frecuentes
No. KAIROS no es agencia de ticketing ni revendedor. Trabajamos con los canales oficiales de la organización y con proveedores contrastados, y nuestro trabajo es el diseño y la ejecución de la operación completa alrededor del torneo.
Sí, y es el momento en el que el trabajo rinde más. Fuera de la semana del torneo se define el objetivo comercial, el mapa de invitados y el presupuesto de referencia, de modo que la operación quede lista para activarse en cuanto la organización publique el calendario oficial de la siguiente edición.
Cuanto antes, mejor, aunque también trabajamos con ventanas cortas. Respondemos a la solicitud en menos de 24 horas y la arquitectura preliminar se entrega dentro de los cinco días hábiles siguientes al briefing.
Banca privada, despachos legales y fiscales, fondos, family offices, real estate corporativo, compañías con clientes estratégicos y marcas premium que quieren utilizar el torneo como contexto de conversación con directivos, inversores o partners.
Con cuatro indicadores acordados antes: reuniones completadas frente a las previstas, compromisos registrados por invitado, oportunidades incorporadas al pipeline del cliente y continuidad de la conversación dos semanas después.
Un responsable único de KAIROS coordina proveedores, accesos y tiempos. El anfitrión conserva la relación con sus invitados y no gestiona incidencias operativas.
Plantear la próxima edición con KAIROS
Comparta el objetivo comercial, el perfil de invitados y los mercados de procedencia. Le devolvemos una primera arquitectura de ejecución y una lectura honesta de encaje. El equipo responde en menos de 24 horas.
También puede escribir a contact.kairosprivate@gmail.com o llamar al +34 633 102 833.